Seperti yang mungkin telah Anda ketahui, proses development proyek IT yang bekerjasama dengan mitra software developer Indonesia tidak selalu berakhir dengan sukses.

Sehingga, pembahasan kontrak untuk memahami proses alur kerja sebelum proyek dimulai menjadi sangat penting. Anda harus paham betul produk seperti apa yang Anda inginkan dan harga yang pantas untuk setiap fitur.

Tapi tenang saja, Anda tidak perlu menciptakan sistem sendiri dan membayangkan setiap detil proses. Ada banyak jenis model engagement, tugas Anda hanyalah menandatangani yang paling sesuai.

Kontrak Project Engagement Seperti Apa Yang Paling Cocok untuk Bisnis Anda?

Jadi, saatnya untuk mengetahui tahapan development yang mungkin harus Anda lewati, dan menyesuaikannya dengan kebutuhan proyek IT Anda

1. Project Base

Jenis kontrak Project-Based adalah model perjanjian yang paling umum dilakukan di industri ini. Dari judulnya, mungkin Anda sudah menduga bahwa itu artinya menyerahkan pekerjaan dan membayar sesuai dengan lingkup kerja (scope of work).

Ini adalah solusi sempurna untuk proyek jangka pendek yang ditargetkan selesai dalam 2-5 bulan. Proses dimulai dari dari tim developer menerima brief/detail spesifikasi yang menjelaskan setiap bagian dari produk impian Anda. Opsi-opsi implementasi juga harus jelas karena model kontrak semacam ini beresiko jika berganti sasaran di tengah jalan, dan harus mengubah jangka waktu proyek.

Namun, bukan berarti Anda tidak diizinkan untuk memasukkan revisi ke dalam proyek yang sedang berjalan. Jika ingin menambahkan sesuatu yang tidak ada di perjanjian awal, Anda dan mitra software developer Indonesia dapat membuat perjanjian tambahan serta mengestimasi ulang budget dan waktu yang dibutuhkan.

Model engagement Project Based adalah pilihan paling tepat bagi Anda yang ingin menyerahkan semua proses pada mitra software developer Indonesia. Model ini, mungkin, satu-satunya model yang nyaris tidak berisiko bagi Anda selama proses development dan aman dari sumber daya yang tidak berpengalaman.

Jenis perjanjian ini mengasumsikan minimnya keterlibatan klien yang over-active dalam alur kerja. Proses tersebut dikendalikan oleh project manager yang dimiliki mitra software developer Indonesia.

Kapan harus kontrak Project Based?

Jika Anda tidak yakin apakah Project Based cocok untuk proyek Anda, jawab beberapa pertanyaan di bawah ini. Jika Anda sebagian besar jawaban Anda adalah ‘Ya’; model inilah yang Anda butuhkan.

• Apakah Anda dapat membayangkan setiap fitur yang dibutuhkan dan tahapan implementasinya?
• Apakah proses development hanya membutuhkan waktu beberapa bulan saja?
• Dapatkah Anda mempercayakan proses manajemen proyek pada perwakilan tim pengembangan?
• Apakah Anda setuju dengan ketentuan alur kerja yang telah dibuat oleh mitra software house?

Pro dan Kontra

Sebelum mengambil keputusan final, pertimbangkan keuntungan dan kerugian model Project Based. Keuntungan yang Anda dapat dari model ini adalah:

• Tidak perlu khawatir over budget. Jumlah yang harus dibayarkan telah disepakati sebelum perjanjian kerjasama ditandatangani. Klien dapat memulai dengan minimum viable product untuk tes target audiens. Di titik inilah klien dapat menghemat anggaran. Jika hasil sementara memenuhi ekspektasi, proses development dapat berlanjut ke tahap selanjutnya.
• Tidak perlu diawasi. Koordinasi proses development dilakukan oleh project manager. Klien tetap akan mendapat update proses development, sehingga klien tidak perlu melakukan micromanagement.
• Dapat dipercaya. Tidak perlu khawatir apakah jam kerja yang mereka janjikan digunakan secara efisien. mitra software developer Indonesia memiliki motivasi kuat untuk selalu memberikan produk berkualitas dalam jangka waktu singkat.
• Resiko rendah. Secara keseluruhan, Anda bermain aman. Namun, pastikan kesepakatan yang Anda buat dengan mitra software developer Indonesia jelas dan spesifik untuk menghindari resiko yang tidak diinginkan.

Kekurangan model Project Based:

• Persiapan ekstra. Bersiaplah untuk menghabiskan beberapa hari hingga 2-3 minggu untuk mendokumentasikan semua persyaratan dan tenggat waktu yang dibutuhkan.
• Minim kontrol. Tentu saja, Anda dapat membuat penyesuaian, namun proses manajemen dan development sebagian besar dilakukan oleh anggota tim.

2. By Request

Sistem kontrak seperti yang sudah dijelaskan di atas terlihat sempurna, tetapi bagaimana jika Anda sudah memiliki proyek IT yang hanya perlu maintenance sistem sesekali, sehingga tidak dapat diprediksi kebutuhan apa saja yang akan muncul?

Tenang! Di SoftwareSeni, kami sangat berpengalaman dengan sistem kerja seperti itu dan paham betul bagaimana menangani berbagai jenis situasi yang biasanya muncul. Khusus untuk kebutuhan semacam ini, kami menawarkan model By Request.

Berbeda dengan model Project Based, perhitungan proyek By Request tidak bisa dilakukan dengan mendetail. Anda hanya membayar per jam waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan request (yang biasanya mendadak). Semisal, mengganti hardware, perbaikan bug, dan melakukan perubahan atau fixing yang diperlukan.

Sistem kerja model By Request sangat fleksibel dan sangat ideal bagi Anda yang telah memiliki produk dan memerlukan tim untuk maintenance sistem. Dalam meeting reguler, perwakilan dari mitra software developer Indonesia mempertegas waktu yang telah dihabiskan untuk pengerjaan serta menjelaskan spesifikasi proses development.

Idealnya, final produk sesuai dengan kemauan pelanggan. Namun, perkiraan durasi pengerjaan sulit ditetapkan di awal karena tergantung pada situasi dan kondisi software yang sedang dikerjakan.

Kapan harus memilih model By Request

Untuk memastikan bahwa Anda membuat pilihan yang tepat dengan menandatangani kontrak By Request, cobalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut. Jika semua jawaban adalah “Iya”, maka ini adalah keputusan yang tepat.

• Apakah sulit untuk memperkirakan semua detail proyek secara akurat?
• Apakah Anda telah memiliki produk IT dan membutuhkan fleksibilitas yang tinggi dalam maintenance?
• Apakah produk impian Anda membutuhkan teknologi baru?
• Apakah Anda ingin kontrol langsung atas proyek dan memberi tim developer materi yang spesifik?

Pro dan Kontra

Pertimbangkan untung rugi sistem kontrak By Request sebelum menjatuhkan keputusan akhir. Kelebihan model engagement By Request adalah sebagai berikut:

• Anggaran fleksibel. Anda dapat bernegosiasi dengan tim tentang pertanyaan tentang relevansi fitur-fitur tertentu dan cara penerapannya dengan mempertimbangkan kemungkinan anggaran Anda.
• Proses awal mudah. Anda bisa langsung memulai proses pengerjaan tanpa dokumen spesifikasi.
• Tidak ada biaya untuk persiapan. Tidak perlu membuat pengaturan biaya meeting. Semua diskusi akan dianggap sebagai bagian dari alur kerja.
• Agile. Kontrak outsourcing yang mengikuti model By Request sesuai dengan metodologi Scrum, khususnya elemen seperti sprint, retrospektif, dll.

Dan potensi kerugiannya, antara lain:

• Tidak ada tenggat waktu. Bahkan, Anda bisa saja tidak menyadari berapa lama waktu yang telah dihabiskan untuk proyek tersebut.
• Kontrol anggaran rendah. Meskipun setiap segmen pekerjaan dibahas, Anda tidak memiliki bayangan akan berapa banyak yang harus Anda bayarkan.
• Waktunya untuk berpartisipasi. Karena Anda akan terlibat langsung dalam manajemen proyek, bersiaplah untuk mengalokasikan waktu untuk itu.

3. Seat Outsourching

Bekerja dengan sistem kontrak Seat Outsourcing artinya Anda mendapatkan tim developer yang berdedikasi khusus untuk proyek IT Anda.

Tim developer tidak terlibat dalam proyek lain. Prioritas mereka adalah menyelesaikan dan melakukan task dengan sempurna atas nama bisnis Anda.

Dalam model Seat Outsourcing, sulit untuk membayangkan kapan perjanjian akan berakhir karena tergantung kebutuhan dan spesifikasi development dari klien. Tim Seat Outsourcing menjadi perpanjangan tangan tim klien, dan biasanya mereka mengikuti budaya kantor yang berlaku di perusahaan klien.

Maka, pastikan Anda telah memilih mitra seat outsourcing yang tepat dan cocok dengan visi Anda.

Klien dapat mengubah arah dan mempercayakan tugas yang benar-benar baru tanpa harus mengulang proses agreement. Klien membuat keputusan tentang proyek development, perusahaan outsourcing hanya membantu dalam cakupan-cakupan tertentu seperti yang telah disepakati. Misalnya, Anda melakukan seat outsourcing untuk teknisi client support, maka tanggung jawab vendor outsourcing hanya di area client support.

Kapan Harus Outsourcing?

Jika Anda ingin memiliki tim Seat Outsourcing untuk memenuhi kebutuhan Anda, jawaban afirmatif diperlukan untuk setiap pertanyaan di bawah ini:

• Apakah Anda akan mengembangkan produk yang kompleks?
• Apakah Anda ingin mengelola proses pengembangan secara pribadi?
• Apakah Anda berpikir untuk memperluas bisnis di masa depan?
• Apakah Anda memerlukan tim yang fokus bekerja hanya pada proyek Anda?

Pro dan Kontra

Dan sekarang saatnya untuk mendapat gambaran lengkap dan merangkum semua pro dan kontra yang akan Anda hadapi jika Anda memilih model Seat Outsourcing.

Mari kita mulai dengan sisi baik dari sistem ini:

• Komunikasi langsung. Anda harus terus berhubungan dengan tim developer untuk mengawasi dan memberi persetujuan di setiap aspek pekerjaan.
• Kontrol terpusat. Anda memonitor dan mengkoordinasikan proses kerja tim sendiri.
• Tim yang handal. Anda akan bekerja dengan tim yang menjadi bagian dari alur kerja Anda – dengan demikian, Anda mendapatkan tim hebat untuk kolaborasi panjang dan produktif. Anda juga memastikan skill tim yang akan Anda hire sesuai dengan ekspektasi Anda. Memiliki korporat kultur yang cocok dan sistem komunikasi yang mudah.
• Fleksibilitas tugas. Karena Anda tidak perlu menentukan detail sekecil apapun sebelumnya, Anda dapat dengan mudah mengubah sasaran proyek bergantung pada situasinya.
• Efektivitas tinggi. Tim bekerja dengan produk yang sama, sehingga anggota tim menguasainya hingga di level kemahiran yang tinggi. Dengan demikian, meningkatkan produktivitas mereka.

Keterbatasan model Seat Outsourcing adalah sebagai berikut:

• Relatif mahal. Dibandingkan dengan model engagement jenis lain (By Request dan Project Based), Anda harus membayar lebih. Namun, hal ini terhitung relatif karena skema kerja tim Seat Outsourcing biasanya hanya untuk produk yang kompleks, terlepas dari kebijakan harga yang diterapkan.
• Alokasi waktu. Bersiaplah meluangkan waktu untuk mempekerjakan staf dengan kualifikasi yang sesuai.
• Biaya untuk manajemen. Anda bertanggung jawab untuk mengontrol proses kerja dan pertumbuhan bisnis. Maka, bersiaplah untuk menganggarkan uang untuk tim manajemen yang berdedikasi.

Jadi, apa model kontrak mitra software developer Indonesia yang cocok untuk Anda?

Seperti yang sudah Anda baca, semua jenis kontrak outsourcing memiliki risiko dan keuntungannya. Tapi mana yang terbaik?

Bahkan dengan semua hal yang sudah dipertimbangkan, kami sarankan untuk memilih model Project Based jika Anda hanya ingin orang lain membangun produk Anda di awal dan sisanya dikerjakan oleh tim Anda sendiri. Kolaborasi model ini memiliki resiko paling kecil bagi klien.

Percayakan development produk Anda ke tim Seat Outsourcing jika Anda ingin mendapatkan sistem keamanan maksimum.

Intinya, pilihan Anda harus berdasarkan jenis proyek yang akan Anda luncurkan. Untuk pengembangan jangka pendek dengan deskripsi fungsionalitas yang jelas serta konsep produk yang telah matang, metode Project Based adalah yang terbaik.

Untuk kerjasama jangka panjang dan terdapat kemungkinan untuk mengubah arah sasaran, pilih dua model terakhir.